Medienbruchfreies Dienstreisemanagement für Behörden
End-to-End-Dienstreiseprozesse mit dem Travel Management System Public Sector
Öffentliche Einrichtungen, von staatlichen bis zu kommunalen Behörden, haben ihre eigenen Genehmigungs-, Kontroll- und Abrechnungsprozesse in Bezug auf das Dienstreisemanagement. Basierend auf diesen besonderen Anforderungen hat PASS das modulare Travel Management System Public Sector (TMS Public Sector) entwickelt. Es unterstützt alle Beteiligten einer Dienstreise (Reisender, Mitzeichner, Genehmiger, Reisestelle, Sekretariat, Stellvertreter) und bildet ein medienbruchfreies Dienstreisemanagement für Behörden mit allen Prozessschritten (Antrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung) ab.
Dienstreisemanagement für Behörden als zentrale Drehscheibe, die Compliance sicherstellt
Unser Travel Management System Public Sector ist das zentrale Bindeglied für alle am Dienstreiseprozess beteiligten Akteure. Durch die Integration von externen Systemen kann eine vollständige Automatisierung des Prozesses erreicht werden. Dabei fasst die Weblösung die Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen in einer Prozesskette zusammen. Dank einer Workflow-basierten Vorgangsbearbeitung kann die Dienstreisemanagement-Software mit wenigen Anpassungen auf Ihre Anforderungen maßgefertigt werden.
Jeder Antrag und jede Abrechnung wird dank einer integrierten Rules Engine, in der bundes- und landesspezifische Reiserichtlinien und Verwaltungsvorschriften hinterlegt sind, überprüft. Auf diese Weise können Sie Compliance sicherstellen. Die Richtlinien und Vorschriften können mit Hilfe der integrierten Rules Engine angepasst werden. Damit gewährleistet das Travel Management System Flexibilität und Individualität.
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Unser Blogbeitrag zum Thema:
Ihr Nutzen
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund der Prozessautomatisierung
- Verbessertes Controlling durch die Reisestelle
- Reduzierung des Zeitaufwands für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen
- Beschleunigung des Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozesses
- Einhaltung der rechtlichen Vorgaben mit Hilfe der Rules Engine
- Schaffung von Freiräumen für die Reisestelle durch Prozessautomatisierung
Dienstreisemanagement für Behörden: von der Beantragung bis zum Report
Travel Management für Behörden als verlässlicher Begleiter bei allen Dienstreiseprozessschritten
Besonderheiten der Dienstreisemanagement-Software
Vollständigkeit
Erstellung eines lückenlosen Reiseplans mit Wegstrecken und Unterbringung
Durchgängigkeit
Automatische Erstellung der Reisekosten-abrechnung ohne Medienbrüche
Übersichtlichkeit
Benutzerfreundlichkeit dank intuitiver, an modernem Design orientierter grafischer Oberfläche
Transparenz
Transparenter Prozess durch einen integrierten Reportgenerator und die Historisierung aller Bewegungsdaten
Zeitersparnis
Zeitersparnis für alle Beteiligten durch automatisierte Prozesse von der Planung bis zur Abrechnung
Kostenersparnis
Notwendigkeit der Prüfung durch die Reisestelle entfällt dank regelkonformer Dienstreisen
Screenshots unseres Dienstreise-Buchungssystems
End-to-End-Dienstreiseprozess
Prozesskette bestehend aus Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung
Integrierte Rules Engine
Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien
Die Vorgaben in Bezug auf das Dienstreisemanagement von Behörden sind komplex und umfassen neben den Richtlinien des Bundes auch landesrechtliche Vorgaben. Zudem gilt es ggf. spezielle Bestimmungen der jeweiligen Behörde zu berücksichtigen. In Dienstreisemanagement-Software ist diese Abbildung problemlos möglich. Hierzu setzen wir unsere sog. Rules Engine ein, die auf der Open Source Lösung Drools basiert. Somit können beliebig komplexe „Wenn-Dann“-Beziehungen definiert werden. Konkrete Beispiele hierfür sind:
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Wenn ein Dienstgeschäft im Umkreis von zwei Kilometern zur Dienststätte oder zur Wohnung erledigt wird, dann wird kein Tagegeld gewährt.
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Wenn ein privater PWK im Rahmen einer Dienstreise genutzt wird, dann kann eine Wegstreckenentschädigung bis maximal 100 EUR ausgezahlt werden.
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Wenn eine Dienstreise, die nach 16 Uhr angetreten und vor 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, dann ist mit der gesamten Dienstreisedauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.
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Wenn der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als sieben Tage dauert, dann wird vom achten Tage an die gleiche Vergütung gezahlt, die von diesem Tage an bei einer Abordnung zu zahlen wäre (Trennungsgeld).
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Wenn die Reisedauer eine zuvor definierte Zeit überschreitet, dann integriert die Lösung automatisch eine Übernachtung in den Reiseplan ein.
Integrierte Wirtschaftlichkeitsberechnung
Das Dienstreise-Buchungssystems hat die Kosten fest im Blick
Für Bahnfahrten zieht die Dienstreisemanagement-Software jeweils die getätigten Buchungen als Referenzzeitraum heran und gibt dem Antragsteller automatisch einen Hinweis, wenn die Bestellung einer BahnCard25 oder BahnCard50 wirtschaftlich wäre. Bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse wird zudem die noch nicht genehmigte Dienstreise einbezogen, sodass der Genehmigungsprozess für die Dienstreise erst nach Bestellung der BahnCard und der Erstellung eines neuen Reiseplans unter Berücksichtigung der neuen BahnCard anläuft.
Integrierte PASS XX1-Schnittstelle
Für die Buchung von Reisemitteln
Im Travel Management System Public Sector ist die von PASS entwickelte XX1-Schnittstelle integriert. Mit dessen Hilfe sind Sie in der Lage, auf Reisemittel direkt zuzugreifen und diese innerhalb des Dienstreisemanagement-Systems zu buchen, ohne den Buchungsprozess auf einer anderen Webseite abzuschließen. PASS kann eine Vielzahl von Anbietern im Dienstreise-Buchungssystems integrieren, z.B. den Hotelprovider Corporate Rates Club (CRC), der auf die Abwicklung von Hotelbuchungen und -abrechnungen für kostenbewusste Geschäftsreisende mit Tagungsgeschäft spezialisiert ist. Neben der Einrichtung von Online-Hotelbuchungen und den auf die Anforderungen von Geschäftsreisenden zugeschnittenen Bezahllösungen bietet CRC seinen Kunden Prozessoptimierungen und daraus resultierende Kosteneinsparungen.
Bei der konkreten Auswahl der Reisemittel berücksichtigt das Dienstreise-Buchungssystem dabei die allgemeinen Vorgaben zur wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung.
Kunden
Häufige Fragen unserer Kunden
Allgemein
Ja, das ist möglich. Das Travel Management System Public Sector ist als Standardprodukt verfügbar, kann aber um individuelle Anforderungen (z.B. die Aufnahme spezieller Prozessparameter) ergänzt werden.
Aufgrund seiner Standardwebarchitektur ist unsere Dienstreisemanagement-Software, das auf der Basis von JAVA fußt, vielseitig einsetzbar und mit allen gängigen Technologien kompatibel. Welche Datenbank genutzt werden soll, entscheidet der Kunde individuell.
Das Travel Management System Public Sector hat die komplexen Anforderungen an das Dienstreisemanagement von Behörden konsequent abgebildet und ist eine End-to-End-Lösung für den kompletten Dienstreiseprozess.
Wer sich für ein Massenprodukt entscheidet, muss seine Prozesse an die Vorstellungen des Anbieters anpassen. Wir bei PASS hingegen konzentrieren uns darauf, die Prozesse der Kunden abzubilden.
Funktionen
Die Mitzeichnungskette ist festgelegt. Je nach Reiseantrag, bedingt durch das Regelwerk, werden die Mitzeichner zu der Kette hinzugefügt, wobei mindestens der Genehmiger mitzeichnen muss. Die Anpassung der Zeichnungskette kann der Dienstreisende selbst vornehmen.
Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist eine Anbindung an das Finanzsystem ProFiskal über eine definierte Schnittstelle möglich. Die Anbindung an andere Finanzsysteme kann bei Bedarf realisiert werden. Zudem ist ein csv-Export sämtlicher Datenfelder der abgeschlossenen Dienstreisen für einen anschließenden Import in ein Finanzsystem als Standard vorhanden.
Nutzungsmodelle
| Lizenzkauf | Softwaremiete | SaaS | |
|---|---|---|---|
| Besonderheiten/Leistungen | Lizenz inklusive umfangreicher Wartungsleistungen | Lizenz inklusive umfangreicher Wartungsleistungen | Produktlizenz (inkl. Hosting der Software in unseren Rechenzentren in Aschaffenburg und Bad Mergentheim) |
| Abrechnung | einmalige Lizenzkosten und jährliche Wartungsgebühren | monatliche Lizenzkosten (inkl. Wartungsgebühren) | monatliche Nutzungsgebühr |
Lizenzkauf
- Besonderheiten/Leistungen:
Lizenz inklusive umfangreicher Wartungsleistungen
- Abrechnung:
einmalige Lizenzkosten und jährliche Wartungsgebühren
Softwaremiete
- Besonderheiten/Leistungen:
Lizenz inklusive umfangreicher Wartungsleistungen
- Abrechnung:
monatliche Lizenzkosten (inkl. Wartungsgebühren)
SaaS
- Besonderheiten/Leistungen:
Produktlizenz (inkl. Hosting der Software in unseren Rechenzentren in Aschaffenburg und Bad Mergentheim)
- Abrechnung:
monatliche Nutzungsgebühr