PASS Fördermittelmanager (PASS FMM)
Fördermittelmanagement-Software für das ganzheitliche und effiziente Controlling sowie die Ausgabe von Fördermitteln für Institutionen
Intelligente Datenhaltung als Grundlage für eine erfolgreiche Fördermittelverwaltung
Warum eine Fördermittelmanagement-Software einsetzen? Kommunen, öffentliche Institutionen und Unternehmen können eine Vielzahl von öffentlichen Förderprogrammen mit einer großen Bandbreite an Förderschwerpunkten in Anspruch nehmen. Dies bedeutet, dass zahlreiche Organisationseinheiten Förderprojekte beantragen, verwalten, steuern und abwickeln. Um den Erfolg der Fördermaßnahmen sicherzustellen, ist ein intelligentes Datenmanagement über Organisationsgrenzen hinweg unabdingbar.
Mit unserem Fördermittelmanager (PASS FMM) kann der Bedarf an hochflexibler (spontaner) Speicherung, Bearbeitung und Auswertung von Daten gedeckt werden. Dies steigert die Qualität der Daten und ermöglicht kluge Entscheidungen. Somit ist unsere Fördermittelmanagement-Software der entscheidende Baustein für die erfolgreiche Verwaltung und das Controlling der Fördermittel.
PASS FMM bildet dabei neben der Empfängerseite auch die aktive Förderseite (Ausgabe von Fördermitteln) ab.
Sie suchen nach einer Lösung, mit der Sie die komplexen Anforderungen an die Verwaltung von Fördermitteln abbilden können? Dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere PASS Fördermittel Suite.
Datenaustausch mit und ohne PASS FMM:
Erhalten Sie einen Überblick über die Möglichkeiten der passiven oder aktiven Förderung innerhalb unserer Fördermittelmanagement-Anwendung:
PASS FMM Controlling Portal
Das Controlling Portal ist ein Zusatzmodul von PASS FMM, um die im System hinterlegten Daten grafisch auswerten zu können. Jeder Kunde kann auf eine Vielzahl an Reports zugreifen, die zum einen immer eine Darstellung zum aktuellen Stichtag und zum anderen einen Zeitverlauf abbilden, z.B:
- Anzahl der Anträge je Förderprogramm
- Bewilligte, angeforderte und ausgezahlte Zuwendung
- Gesamtkosten vs. Eigenmittel
- Ablehnungs- und Bewilligungsquote auf Organisationsebene
Jeder User kann zudem Filter auf die bestehenden Reports anwenden, um die Darstellung nach den eigenen fachlichen Anforderungen zu realisieren. Des Weiteren kann jeder User neue Reports erstellen, indem er unterschiedliche Objektkategorien (z.B. Antrag, Förderprogramm und Zuwendung) beliebig miteinander gemäß seinen Reporting-Anforderungen kombiniert. Über die Kartenkomponente können zudem bewilligte Vorhabn mit Raumbezug dargestellt werden.
Das Controlling Portal verfügt schließlich über ein Dashboard, das jeder User individuell zusammenstellen und als PDF exportieren kann.
Dashboard im PASS FMM Controlling Portal
Darstellung von geförderten Projekten mit Raumbezug
Dashboard im PASS FMM Controlling Portal
Anzahl der Anträge je Förderprogramm – Zeitverlauf
Anzahl der Anträge je Förderprogramm – Stichtag
Bewilligte, angeforderte und ausgezahlte Zuwendung (alle Anträge) – Stichtag
Bewilligte, angeforderte und ausgezahlte Zuwendung (alle Anträge) – Zeitverlauf
Gesamtkosten vs. Eigenmittel (alle Anträge) – Stichtag
Gesamtkosten vs. Eigenmittel (alle Anträge) – Zeitverlauf
Startpunkt für eigene Reports
Highlights der Fördermittelmanagement-Anwendung
Eine zentrale Aufgabe im Fördermittel-Controlling ist das Zusammenstellen der Daten auf Basis spezieller und variierender Vorgaben. Mit dem Fördermittelmanager lassen sich mit wenigen Mausklicks beliebige Listen erstellen und exportieren. Die erzeugte Suchanweisung kann als Standardsuche der jeweiligen Anwenderin bzw. des jeweiligen Anwenders in der Fördermittelmanagement-Software hinterlegt, mit anderen Anwenderinnen und Anwendern geteilt und als globale Suche zur Verfügung gestellt werden.
Bei Bedarf können neben Standard-Reports auch individuelle Reports erzeugt werden, z. B. um Anforderungen an das Design (Grafiken, Logo, Farbe) und die Datenausgabe (Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) zu erfüllen. Hierfür bietet PASS FMM das sog. Word-Reporting. Die Administration der Vorlagen ist bewusst einfach umsetzbar: Es müssen im entsprechenden Word-Dokument lediglich Textmarken definiert werden, an denen beim Ausführen des Berichtes Daten aus der Anwendung übergeben werden sollen. Diese Berichte können entweder direkt innerhalb der Oberfläche der Fördermittelmanagement-Software ausgeführt werden oder automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt abgelegt und an einen zuvor definierten Empfängerkreis per Mail versendet werden.
Die Anbindung an die elektronische Akte (eAkte) bzw. an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist bereits im Standard enthalten und kann unterschiedlich umgesetzt werden:
- Aufruf des DMS bzw. der eAkte mit einem qualifizierten Weblink, wobei im Fördermittelmanager selber keine Dateien gespeichert werden.
- Wenn in der Fördermittelmanagement-Software eine Datei hinterlegt wird, dann kann automatisch eine Mail mit dieser Datei im Anhang erzeugt und direkt an das DMS zur dortigen Ablage versendet werden. In der E-Mail könnte zudem das zugehörige Aktenzeichen übermittelt werden, sodass das DMS die Datei automatisch im richtigen Vorgang ablegen kann.
- Alle Dateien eines Projektes können z. B. bei Projektabschluss in ein ZIP-File exportiert und dann im DMS abgelegt werden.
Der PASS Fördermittelmanager ist vollständig anpassbar und änderbar. Das bedeutet, dass Anpassungen im Betriebsmodell „Software as a Service Professional“ durch den Kunden und im Nutzungsmodell „Software as a Service Standard“ auf Basis der konsolidierten Kundenwünsche erfolgen können:
- Jedes Feld kann umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.
- Neue Felder können jederzeit erzeugt werden.
- Tabs sind vollständig flexibel.
- Alte Datenbereiche können verändert oder gelöscht werden.
- Neue Datenbereiche können erzeugt werden.
- Alle Formeln und Funktionen können verändert werden.
- Neue Formeln können jederzeit erstellt werden.
- Alle Anzeigen und Funktionen lassen sich individualisieren.
- etc.
Von der Projektskizze zum Verwendungsnachweis
Jedes Förderprogramm basiert auf eigenen Richtlinien, in denen die Förderziele und die Anforderungen an die konkrete Abwicklung hinterlegt sind. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Förderprogrammen können dabei substanziell sein. Umso wichtiger ist, diese Unterschiede genau zu dokumentieren, um Fehler zu vermeiden, die im schlimmsten Fall zur Rückzahlung von Fördermitteln führen könnten. Genau hier setzt unsere Fördermittelmanagement-Software an und unterstützt vollumfänglich bei der Fördermittelverwaltung.
Der PASS Fördermittelmanager unterstützt Anwenderinnen und Anwender in allen Phasen der Verwaltung und Steuerung eines Förderprojektes
- Erfassung der relevanten Förderprogramme mit den entsprechenden Vorgaben an das Antragsverfahren
- Automatische Terminerinnerung beim Erreichen von Antragsfristen
- Abbildung der Stammdaten des Projekts
- Hinterlegung von dazugehörigen Dokumenten (Projektskizzen, Anlage etc.)
- Automatische Verknüpfung mit dem dazugehörigen Projekt
- Abbildung der Eckdaten des Antrages (Start/Ende Bewilligungszeitraum, Fördersatz, zuwendungsfähige Kosten etc.)
- Erfassung des Bewilligungsbescheides und der dazugehörigen Stammdaten
- Erfassung der bewilligten Mittel je Haushaltsjahr
- Abgleich der Planung mit den in den Mittelabrufen geltend gemachten Kosten
- Plausibilitätsprüfung: Abgleich bewilligte Mittel gem. Zuwendungsbescheid mit der Mittelplanung
Mittelabrufe:
- Flexible Erfassung der Mittelabrufe je Projekt
- Abgleich eingereichte Mittel und ausgezahlte Mittel
- Plausibilitätsprüfung: automatische Prüfung der gem. Mittelplanung zur Verfügung stehenden Mittel
Vergabedokumentation:
- Erfassung von Vergleichsangeboten
- Dokumentation der Vergabeentscheidung
- Automatische Erinnerung an Fristen für den Verwendungsnachweis
- Hinterlegung des Schlussbescheides
Screenshots unserer Fördermittelmanagement-Software: passive Förderung
Anträge
Ansicht der Listensuche in der Vorlage „Antrag“. Die Liste kann um beliebige Felder erweitert und bei Bedarf als Excel-Datei exportiert werden.
Mittelabrufe
Listensuche aller Mittelabrufe über alle bewilligten Förderprojekte. Ein offener Zahlungseingang oder gekürzte Mittel werden entsprechend grafisch dargestellt.
Antrag
Zu jedem Antrag können alle relevanten Informationen und Dokumente im Projektverlauf gespeichert werden.
Globale Suchen
Suchen können als globale Suchen definiert werden, sodass alle Anwender die Suchanweisung nutzen können.
Mittelplanung
Sobald Mittelabrufe erfasst werden, errechnet der PASS Fördermittelmanager automatisch, welche Kosten je Position gemäß der Mittelplanung im Haushaltsjahr noch verfügbar sind.
Aktive Förderung
Mit dem PASS Fördermittelmanager können Sie eigene Förderprogramme definieren und über den gesamten Lebenszyklus eines Vorhabens begleiten.
Förderprogramme
- Definition Kostenpositionen
- Definition Gesamtbudget Förderprogramm
- Status Budget aktuelles Haushaltsjahr
- Status Budget über alle Haushaltsjahre
Antrag
- Definition Ausgaben
- Darstellung Finanzierung
- Antragsprüfung
- Dokumentation beantragte und bewilligte Mittel
Zuwendungsbescheid
- Dokumentation der Mittel und der Meilensteine
- Mittelplanung für die relevanten Haushaltsjahre
Mittelabruf
- Einreichung der relevanten Mittel
- Automatischer Abgleich mit der Mittelplanung
Verwendungs-nachweis
- Übergabe des Verwendungsnachweises durch den Zuwendungsempfänger über das System
Erstellung von Bescheiden bei Bedarf bei allen Prozessschritten möglich
Bescheiderstellung
Mit dem Word-Reporting können Sie auf die in FMM hinterlegten Daten zurückgreifen und automatisch in Word-Dokumente ausgeben. Die Erstellung von Bescheiden ist dabei denkbar einfach und kann durch den Administrator auf Kundenseite realisiert werden, indem an den passenden Stellen in der Fördermittelmanagement-Software über Textmarken bestimmt wird, welche Inhalte übergeben werden sollen.
Screenshots unserer Fördermittelmanagement-Software: aktive Förderung
Budget Förderprogramm
Bei jedem Förderprogramm kann die Anwenderin bzw. der Anwender definieren, welches Budget zur Verfügung steht. Mit Eingang der Anträge und der Mittelabrufe erfolgt ein automatischer Abgleich mit dem Gesamtbudget.
Budgetplanung Förderprogramm
PASS FMM verfügt zudem über eine Budgetplanung, mit deren Hilfe das verfügbare Budget auf die Haushaltsjahre verteilt werden kann.
Parameterdefinition für die Berichtserstellung
Die Parameter (z.B. Bewilligungsbescheid) für jeden Bericht können frei gewählt werden. Im Ergebnis wird ein Word-Dokument ausgegeben, das die in PASS FMM hinterlegten Inhalte automatisch anzeigt.
Status Mittelabrufe
Sowohl dem Antragsteller als auch dem Zuwendungsgeber steht ein automatisch errechneter Abgleich der Kosten zur Verfügung – sowohl bezogen auf das aktuelle Haushaltsjahr als auch für die Gesamtlaufzeit des Vorhabens.
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