Dokumentenarchivierung Software
Strukturierte, elektronische Dokumentenarchivierung in Unternehmen
Dokumentenverwaltungssystem für Geschäftsdaten, Dokumente und Akten
In einer digitalen Welt sind Papierdokumente nicht mehr zeitgemäß. Nicht nur, dass Originale lediglich an einem Ort verfügbar sein können, auf dem Weg der Bearbeitung können sie auch teilweise oder vollständig vernichtet werden bzw. verloren gehen. Über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind physische Archive nur mit hohem Zeit- und Kostenaufwand zu durchsuchen. Prozesse, die analoge Dokumente bearbeiten, unterliegen immer Medienbrüchen und einem niedrigen Automatisierungsgrad. Genau hier setzt die PASS Dokumentenarchivierung Software an.
Mit unserem Dokumentenverwaltungssystem können Sie Ihr papier-zentriertes Dokumentenmanagement in ein elektronisches Archiv überführen. Dabei lässt sich die Ablage- und Metadatenstruktur zu den individuell angelegten Objekttypen flexibel konfigurieren. Die Ablage ist versioniert und historisiert, sowohl in Bezug auf die Objekte, als auch auf die angehängten Dokumente.
Unser Blogbeitrag zum Thema:
Rechtliche Grundlagen
Unsere Dokumentenarchivierung Software kann bei der Erfüllung der gesetzlichen Archivierungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO unterstützend eingesetzt werden.
Integration der PASS BPM Suite
Die COSA 6 BPM Suite lässt sich nahtlos in die PASS Dokumentenarchivierung Software, basierend auf COSA 6 DMS, integrieren. Hierüber können dokumenten-zentrierte Prozesse abgebildet, als Workflows implementiert und automatisiert gestartet werden. Des Weiteren können Trigger in bestehenden Workflows aktiviert werden. Auslöser für solche Trigger sind z.B. die Anlage oder das Verschieben von Objekten, das Ändern von Attributen, die Erstellung von Child-Objekten usw.
Bearbeitung und Abbildung von Akten für alle behördlichen Anforderungen
Mit PASS eAkte steht zudem eine Software mit integrierter Vorgangsbearbeitung zur Verfügung, das insbesondere die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an die Schriftgutverwaltung abbildet.
Highlights unserer Dokumentenarchivierung Software
Freie Archivdefinition
Freie und flexible Konfigurierbarkeit von Objekten, Attributen und Archivstruktur. Objekttypen werden neu oder abgeleitet von Standardtypen definiert. Attribute können individuell bestimmt und ihre Eigenschaften konfiguriert werden. Die Archivstruktur kann dabei als Parent-Child-Beziehung zwischen den Objekten beliebig definiert werden.
Versionierung und Historisierung
Die Objekte und Dokumente können (schaltbar) versioniert abgelegt werden. Änderungen an Objekten und angehängten Dokumenten werden protokolliert und führen zu neuen Versionen. Alte Versionen bleiben unabänderbar archiviert. Die Bearbeitungshistorie im Dokumentenarchiv ist dadurch jederzeit nachvollziehbar.
Integriertes Berechtigungssystem
Die Dokumentenarchivierung Software ist mit einem eigenen Berechtigungssystem zur Benutzer-, Rollen- und Rechte-Verwaltung ausgestattet, die das System unabhängig von Drittsystemen und etwaigen Ausfällen macht. Benutzungsrechte lassen sich auf die verschiedenen Objekte und Dokumente flexibel vergeben. Somit ist sichergestellt, dass keine unerlaubten Zugriffe möglich sind.
Leistungsfähige Suchfunktion
Über die Objekte und Dokumente im elektronischen Archiv kann performant gesucht werden. Dabei lassen sich die Indexattribute der Objekte und Dokumente mittels Standardoperatoren einschränken, bis die gewünschte Ergebnismenge angezeigt wird.
LDAP-Synchronisation
Die Benutzer- und Rollen-Struktur in unserer Software lässt sich mit einem zentralen Verwaltungssystem über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) in regelmäßigen, konfigurierbaren Abständen synchronisieren.
EMC Centera Anbindung
Das Dokumentenvewaltungssystem unterstützt die physische Dokumentenablage auf dem Langzeitspeichermedium Centera über die CAS-Schnittstelle.
Architektur der Software
Modulares Client-Server-System
Das Dokumentenarchiv ist in ein physisches und ein logisches Archiv aufgeteilt:
- Physisches Archiv
Daten werden auf einem physischen Speichermedium abgelegt. Dies betrifft z.B. die Dokumente als solche. Für die Ablage im physischen Archiv kann das Standard-Filesystem genauso verwendet werden wie spezielle Filesysteme. Unterstützt wird die Ablage auf WORM, MOD, CD-ROM sowie EMC Centera.
- Logisches Archiv
Das logische Archiv bildet die Schnittstelle zwischen Anwender und physischem Archiv. Dadurch wird eine Verarbeitung gewährleistet, die unabhängig vom physischen Speichermedium ist, welches dabei für den Anwender unsichtbar bleibt. Um ein intuitives Arbeiten, speziell im Hinblick auf Ablage und Suche nach Dokumenten im Archiv, möglich zu machen, wird die entsprechende Archivstruktur nach eingehender Analyse geplant.
Der DMS Server bietet zentrale Ablagefunktionen und administrative Funktionen.
Die DMS Datenbank administriert Objekte und Strukturdaten.
Der Benutzerzugriff erfolgt über den Standard-Archiv-Client oder über die API:
- Standard-Client
Über den Archiv-Client werden Dokumente abgelegt und aufgerufen, durch das Archiv gebrowst sowie darin gesucht.
- API
Die API erlaubt ebenfalls die Implementierung einer vollständig auf die Kundenanforderungen zugeschnittene Client-Application.
Benefits der digitalen Dokumentenarchivierung
für Anwender und die Fachseite
- Qualitätssteigerung in der Be- und Verarbeitung von Dokumenten
- Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten
- Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungshistorie
- Dokumentenzugriff über verschiedene Standorte hinweg
- Dokumente sind durch mehrere Personen gleichzeitig lesbar
für IT- oder Bereichsverantwortliche
- Nachvollziehbarkeit in der Bearbeitungshistorie
- Qualitätssteigerung durch Vermeidung von Medienbrüchen
- Verschlankung von Bürofläche
für Entscheider bzw. das Management
- Kostensenkung durch Digitalisierung
- Schnellere Bearbeitungszeiten
- Qualitätssteigerung durch Vermeidung von Medienbrüchen
Nutzungsmodelle
Art der Nutzung
Betrieb des Dokumentenarchivierungs-Systems für den Kunden in unseren Rechenzentren in Deutschland
Bereitstellung der Dokumentenarchivierung Software als Lizenz
Lizenzen
- Nach Anzahl der Benutzer
- Unternehmenslizenz
- Konzernlizenz
- Nach Anzahl der Benutzer
- Unternehmenslizenz
- Konzernlizenz
Ist eine Wartung nötig?
Ja
Ja
Wie hoch sind die Wartungskosten?
20% vom Lizenzpreis
20% vom Lizenzpreis
Ist eine Installation nötig?
Nein. Nur Konfigurationen, z.B. des fachlichen Archivs
Ja. Installationssupport kann bei Bedarf zusätzlich erfolgen
Für wen eignet sich das Modell?
Unternehmen, die ein Hosting von Systemen und/oder Daten durch einen Dienstleister in Erwägung ziehen
Unternehmen, welche kein Hosting durch einen Dienstleister anstreben
Screenshots unserer Dokumentenarchivierung Software
Context Handler: COSA 6 Dokumentenmanagement
Über den Context Handler (Client) kann im entsprechenden Tab auf das COSA Dokumentenverwaltungssystem zugegriffen werden.
Archiv-Client: Dokumente/Objekte
Bei Stand-alone-Betrieb des Dokumentenarchivs bietet der Archiv-Explorer rollen- und rechtebasierten Zugriff auf die individuell konfigurierbare Archivstruktur, Dokumente und Objekte.
Archiv-Client: Gruppen/Benutzer
Über die Archiv-Client Administrationsoberfläche des stand-alone-installierten Dokumentenarchivs können auch Gruppen und Benutzer verwaltet werden.
Archiv-Client: Administrationsoberfläche
Das Verwalten von Speichermedien, das Einbinden von Datenträgern und sonstige Admin-Einstellungen können über die Administrationsoberfläche vorgenommen werden.
Warum PASS?
Unser ganzheitliches Lösungsangebot zeichnet sich durch unser Auftreten als Full-Service-Provider aus. Wir führen strategische Beratung sowie Umsetzungsprojekte durch, stellen benötigte Softwareprodukte bereit, sorgen für die Integration und bieten ebenso Leistungen rund um Betrieb und Hosting der Lösungen.
Unsere Services:
- Beratung rund um die digitale Archivierung
- Einführungsprojekt zum Dokumentenmanagementsystem
- Administratorenschulung
- Anwenderschulung
- Hosting des Dokumentenverwaltungssystems in unseren deutschen Rechenzentren
Häufige Fragen unserer Kunden
In unserer Software sind nur Standardtypen fest vorgegeben, von denen sich individuell definierbare Objekttypen ableiten lassen. Das Dokumentenarchiv kann daher so aufgebaut werden, dass es die Arbeitsrealität in jedem Unternehmen exakt abbildet. Außerdem ist dadurch sichergestellt, dass genau die Indexattribute zu jedem Objekt/Dokument gespeichert werden, die Ihr Unternehmen benötigt.
Nach allen zum Objekt/Dokument erfassten, individuellen Indexattributen sowie zu allen Systemattributen lässt sich über die integrierte Search Engine recherchieren. Dabei lassen sich selbstverständlich verschiedene, zu den Attributtypen passende Operatoren verwenden. Die Ergebnisse werden dem Benutzer in Tabellenform angezeigt und lassen sich zusätzlich filtern.
Wir bieten das Dokumentenverwaltungssystem sowohl als On Premise Lösung, zum Einsatz im Rechenzentrum unserer Kunden sowie als SaaS, gehostet in einem unserer Rechenzentren in Deutschland an.