Datenarchivierungssoftware für Ihre Unternehmensdaten
Systemübergreifende Langzeitarchivierung inkl. Recherche-Option Ihrer operativ nicht mehr genutzten Daten
Unsere Software zur Datenarchivierung ermöglicht Ihnen, nicht mehr genutzte Geschäftsdaten dauerhaft in einer Datenbank zu archivieren. Dabei werden die regulatorischen Vorgaben für die GoBD- und GDPdU-konforme Archivierung vollständig erfüllt. Zudem wird eine komfortable GUI-Anwendung für die bequeme Suche auf dem archivierten Datenbestand bereitgestellt.
Unsere Blogbeiträge zum Thema:
Wir archivieren Ihre Herausforderungen
- Ständig steigende Datenmengen in Ihren operativen IT-Systemen führen zu nachlassender Performance, zunehmendem Hardware-Bedarf und stetig steigenden Lizenz- und Wartungskosten?
- Wollen Sie eine operativ bereits abgelöste Applikation eigentlich abschalten, müssen Sie aus Gründen der Datenarchivierung jedoch weiter betreiben?
- Möchten Sie eine bestehende Langzeitarchivierung durch ein technologisch modernes Datenarchiv ersetzen?
- Wollen Sie auch künftig komfortabel auf den Datenbeständen navigieren können?
Unabhängig davon, welche Anforderungen Sie an die Archivierungslösung stellen, mit unserer Datenarchivierungssoftware bieten wir Ihnen eine kompatible Lösung: Operativ nicht mehr genutzte Geschäftsdaten können in die Langzeitarchivierung überführt werden. Dabei können weiterhin genutzte Systeme entlastet und Altsysteme ersetzt werden.
Leistungen der Software zur Datenarchivierung
Mit der Datenarchivierungssoftware können Daten aus Bestandsapplikationen langfristig archiviert werden. Sie bleiben dabei vollständig und unveränderbar.
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Made and Hosted in Germany
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Durch die PASS Software Factory werden aufbauend auf dem Archivdatenbestand komfortable Oberflächen für die Datenrecherche automatisiert generiert.
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Durch unsere integrierte Security-Komponente ist eine feingranulare Zugangs- und Zugriffssteuerung GUI-gestützt möglich.
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Alle Zugriffe auf das Datenarchiv können für das Monitoring in einem Audit-Log/einer Audit-Datenbank abgelegt werden.
Einsatz der Datenarchivierungssoftware
Die Performance Ihrer langjährig im Einsatz befindlichen Software nimmt mit zunehmendem Alter immer mehr ab? Suchen und Auswerten von Laufzeitdaten dauert länger? Die genutzten Server im Rechenzentrum müssen ständig erweitert werden um den Anforderungen gerecht zu werden?
Mit dem PASS Datenarchiv befreien Sie Ihre Bestandssoftware von Daten, die zwar noch aufbewahrt werden müssen, im täglichen Geschäft jedoch nicht mehr genutzt werden.
Sie sind dabei, Ihr Altsystem durch ein neues zu ersetzen? Aufgrund der gesetzlichen Pflicht (§§ 239, 257 HGB des Handelsgesetzbuches, Vorgaben der Abgabeordnung (AO) §§ 146, 147 AO), DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS)), die „Altdaten“ aufzubewahren, droht Ihnen mittelfristig der Parallelbetrieb der alten und neuen Software? Alternativ alle Daten in die neue Software zu übernehmen ist aufwendig, teuer und macht das neue System von Anfang an langsam?
Durch Nutzung unserer Software zur Datenarchivierung werden bei einem Softwarewechsel alte Daten komfortabel durchsuchbar in einem eigens dafür entwickelten Archiv gespeichert. Zudem sparen Sie Lizenz- und Wartungskosten der Altsoftware und starten direkt mit Ihrem neuen System, ohne dabei alte Daten mitzuführen.
Als Insolvenzverwalter wollen Sie die gesetzlich verpflichtende Datenarchivierung des insolventen Unternehmens möglichst kostenoptimiert abwickeln?
Unser Datenarchiv kann Daten von nahezu jedem Softwaresystem sicher und unveränderbar speichern. Außerdem sparen Sie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Lizenz- und Wartungskosten für die Bestandssoftware des Unternehmens.
Regulatorische Anforderungen an die Datenarchivierung
Rechtliche Archivierungspflichten nach GoBD, GDPdU, HGB und AO
Um den Pflichten der GoBD- und GDPdU-konformen Archivierung nachzukommen, müssen Unternehmen – seitdem die gesetzliche Übergangsfrist am 01. Januar 2017 abgelaufen ist – digitale Geschäftsunterlagen genauso archivieren, wie Dokumente in Papierform. Moderne Software zur GoBD-Archivierung hilft ihnen dabei, die Vorschriften einzuhalten.
Meist werden Daten einfach in den operativen IT-Systemen archiviert, obwohl sie im Tagesgeschäft nicht mehr genutzt werden. Über die Jahre lässt die Performance dieser nach und es wird mit mehr Rechenzentrumsleistungen/Hardware nachgerüstet. Dies geht wiederum mit steigenden Lizenz- und Wartungskosten für die IT-Systeme einher.
Unsere Software für Datenarchivierung hilft Ihnen bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Daten nach § 257 HGB und § 147 AO – unter Berücksichtigung der DSGVO-Konformität – bei gleichzeitiger Entlastung von operativen Systemen oder im Zuge der Ablösung von Altsystemen.
Archivierungsvorgehen
Gemeinsame Analyse Ihrer Daten
- Identifikation, Darstellung wichtiger Bestandteile der Daten und anwendungsspezifischen Funktionen
- Sicherstellung der Revisionssicherheit
- Analyse der gewünschten Dialogpfade, Suchen und Menüpunkte
Transformation Ihrer Archivdaten (ETL) in die Zielumgebung (z.B. MySQL)
- Migration von Bestandssystem auf Rohdatenbank
- Dateien, Datenbanken auf Host, Server mit/ohne Filterung auf Rohdatenbank
- Übertragung von Rohdaten- auf Archivdatenbank
- Identifikation der Teile, die für die Archivdatenbank benötigt werden
Projektion Ihrer Daten (Gestaltung der UI des Datenarchivs)
- Formulierung von Abfragen & Anzeigen
- Ergebnis der Analyse wird in Dialoge & vorgefertigten Abfragen dargestellt
- Individuelle Dialoge
- Tabellensichten
- Charts/Diagramme
- Ergebnis der Analyse wird in Dialoge & vorgefertigten Abfragen dargestellt
Highlights der Software zur Datenarchivierung
Self-Service für Datenabfragen ohne SQL Wissen
Eigene Abfragen & Auswertungen der Daten erstellen.
Oberflächen des Archivsystems nach Kundenwunsch gestaltbar
Durch die Nutzung der PASS Software Factory ist es uns möglich frei nach Kundenwünschen gestaltbare Oberflächen zu erstellen. Dabei spielt unser What-you-see-is-what-you-get-Editor eine gewichtige Rolle. Anhand der Tabellen innerhalb der Datenmodelle lassen sich so Dialoge generieren.
Abbildung von Funktionalitäten aus dem Altsystem möglich
Es ist möglich einzelne Funktionen (z.B. Druckfunktionen von Dokumenten) abzubilden. Ebenso kann andere Geschäftslogik auf Kundenwunsch hinterlegt werden.
Als Cloudlösung, On-Premises oder auf einem Datenträger hosten
Die Lösung ist Plattform unabhängig und kann im Cloud Center betrieben, als On-Premises bei Ihnen selbst gehostet oder als einfacher Datenträger (inklusive Backupbänder bei PASS) ausgeliefert werden.
Filterung & Reduktion oder Transformation der Daten möglich
Es ist möglich die Daten nach mit Ihnen vereinbarten Kriterien zu reduzieren, transformieren oder auszufiltern (z. B. wenn nur die letzten X Jahre benötigt werden).
Benefits
für Anwender und die Fachseite
- Self-Service-Abfragemöglichkeiten – Erstellung eigene Abfragen & grafische Auswertungen der Daten
- Archivierte Daten sind einfach und umfassend recherchier- und abrufbar
- Moderne Zugriffsoberflächen – Web-Client mit State-of-the-Art Web-Oberflächenelementen
für IT- oder Bereichsverantwortliche
- Compliance zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen an die Datenarchivierung
- Preiswerte / Vollständige Archivierung des Datenbestandes, ob per Cloudlösung, selbst gehostet oder als Datenträger
- Sicherstellen von Technologie-Konvergenz und Reduzierung von Hardware
für das Management
- archive4data kann als zentrale Datenarchivierung für die Gesamte Unternehmensgruppe verwendet werden
- Kostenoptimierung durch Technologie-Konvergenz und geringeren Hardware-Bedarf
- Archivierte Daten sind (revisions-)sicher und zugriffsgeschützt abgelegt
Screenshots unserer Datenarchivierungssoftware
Welcome Screen
Nach Anmeldung am System finden Sie auf der linken Seite die individuell an Ihr Archiv anpassbare Navigationsleiste.
Abfrage auf den archivierten Datenbestand
Sie können in Bezug auf ein bestimmtes Kriterium eine individuelle und attributbasierte Suchabfrage auf den archivierten Datenbestand ausführen.
Abfrageergebnis
Das Ergebnis der Suchabfrage wird Ihnen als übersichtliche, anpassbare Tabelle dargestellt. Über Links gelangen Sie sofort zu den jeweiligen Datenobjekten.
Ansicht eines einzelnen Datenobjekts
Die Übersicht zeigt alle Attribute zu einem einzelnen Datenobjekt an. Zusätzlich ist die individuelle Darstellung von ausgewählten Relationen möglich, auf die direkt zugegriffen werden kann.
Anzeige von Referenzen
Die Referenzen können in den jeweiligen individuellen Tabs sofort dargestellt werden. Per Link sind auch diese Objekte sofort im Zugriff.
Abfrageergebnis auf Basis von Referenzen - I
Über die Referenzen auf ein Datenobjekt kann sofort eine entsprechend verlinkte Abfrage durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden wiederum tabellarisch und verlinkt dargestellt.
Abfrageergebnis auf Basis von Referenzen - II
Die Abfrage kann über verschiedene Referenzen gleichermaßen durchgeführt werden.
Warum PASS?
Die Besonderheit der Software zur Datenarchivierung ist neben der Erfüllung der Muss-Anforderungen eines digitalen Datenarchivs die Möglichkeit, komfortable Oberflächen automatisiert zu generieren sowie über kontextabhängige, fachliche Zugriffspfade, sehr flexibel recherchieren zu können. Unsere Security-Komponente hilft dabei in der feingranularen Berechtigungssteuerung bis auf Feldebene.
Durch die Konzeption des PASS Datenarchivs als offenes System wird nur ein einziger Technologie-Stack verwendet und ein einheitlicher unternehmensweiter Standard implementiert.
PASS Services
Von der strategischen Beratung über die Umsetzung bis hin zum Betrieb der Lösungen. Wir sind einer der wenigen Full-Service-Provider in diesem Segment und setzt nachhaltig auf automatisierte Migrations- und Fertigungsverfahren, welche eine kurze Projektdauer und eine leistungsstarke GUI gewährleisten.
Unsere Serviceleistung beinhaltet:
- Analysephase: Quick-Check (1-2 Werktage) zur Vorabanalyse des Projekt-Scopes
- Migrationsprojekt
- Schulungen
- Systembetrieb
Abfrageergebnis auf Basis von Referenzen - II:
Die Abfrage kann über verschiedene Referenzen gleichermaßen durchgeführt werden.
Lizenzmodelle der Datenarchivierungssoftware
Analyse
Entfällt (System wird 1zu1 abgebildet)
Wird mit Auftraggeber gemeinsam durchgeführt
Wird mit Auftraggeber gemeinsam durchgeführt
Hosting
Hosting und Monitoring der Anwendung, Bandsicherung
Hosting und Monitoring der Anwendung, Bandsicherung
Hosting und Monitoring der Anwendung, Bandsicherung
Datenträger
Hosted in Germany, private Cloud, On-Premises
Hosted in Germany, private Cloud, On-Premises
Hosted in Germany, private Cloud, On-Premises
Customized UI
Nein
Nein
Ja
LDAP Support
Nein
Ja (optional)
Ja
Unterstützte Datenbanken
MySQL, MariaDB, MSSQL, DB2, PostgreSQL, Oracle
Wie in compact Lizenz (Weitere nicht relationale Datenbank Systeme nach Analyse möglich)
Wie in compact Lizenz (Weitere nicht relationale Datenbank Systeme nach Analyse möglich)
Häufige Fragen unserer Kunden
Weil sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Es gibt diverse gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten. Folgende Gesetze sind hier einschlägig (Paragrafen §§239, 257 HGB des Handelsgesetzbuches, Vorgaben der Abgabeordnung (AO) (§§146, 147 AO), DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS).
Die Transformation der Daten in das Archiv kann größtenteils automatisiert erfolgen. Der Zugriff zur Abfrage der Daten ist individuell konfigurierbar.
Die PASS Archivierungslösung ist revisionssicher, da die archivierten Daten nicht verändert werden können. PASS steht als SW-Hersteller für eine hohe Konstanz. Wir sind seit über 40 Jahre am deutschen Markt tätig.
Grundsätzlich ist die Datenarchivierung für alle Unternehmen geeignet. Die Visualisierung von proprietären Formaten (z.B. medizinische Daten wir Röntgenaufnahmen) ist nicht vorgesehen. Ansonsten ist die Lösung geeignet für jegliche Größenordnung (kleine, mittlere und große Unternehmen). Auch abteilungsspezifisch wird das Datenarchiv häufig angefragt.
Moderne Open Source Technologien werden eingesetzt, Java, Angular & MySQL.
Es gibt drei Modelle:
- Die Archivierung in unserer PASS Private Cloud in Deutschland. (Rechenzentrumsverbund in Deutschland)
- Der Betrieb On-Premises, also in ihrem eigenen Rechenzentrum.
- Sie können die Daten auch auf einem Speichermedium inklusive Auswertungssoftware von uns erhalten und in ihren eigenen Räumlichkeiten einlagern.
Hohe Standards im Kontext revisionssichere Datenhaltung, Einhaltung der deutschen DSGVO, spezialisierter Cloudanbieter mit mehreren deutschen Rechenzentren. Automatisiertes, bewährtes Archivierungsverfahren, was jeder rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderung standhält. PASS werden regelmäßig geprüft.
Die Daten sind im Archiv nicht veränderbar. Sie können sehr leicht extrahiert werden. Deshalb genügt die PASS Archivierungslösung zu 100 % den Revisionsanforderungen.
Das Löschen ist laut Gesetz in einer Archivierungslösung nicht vorgesehen.
Es gibt keine eigene Zertifizierung der Archivierungslösung. Das Rechenzentrum in dem Archivierungslösung betrieben wird ist voll ISO27001 zertifiziert.
Ja, die zusätzliche Sicherung wird auf Band archiviert.