E-Mail Archivierungssoftware

Rechtssichere und datenschutzkonforme Aufbewahrung von E-Mails

Zentrale, platzsparende und Mailserver unabhängige Langzeitarchivierung von E-Mails und Anhängen

Unsere Software zur E-Mail Archivierung ermöglicht Ihnen eine gesetzeskonforme, revisionssichere und DSGVO-konforme Langzeitspeicherung von E-Mails, Maildaten und Anhängen unter Verwendung modernster Technologien wie Weboberflächen und einer Blockchain-artigen Technologie zur Sicherstellung der Datenintegrität.

Mittels Deduplizierung werden die Datenredundanzen in der Ablage vermieden und Speicherplatz eingespart. Eine Funktion zur selektiven E-Mail Archivierung erlaubt es private Kommunikation, unter Berücksichtigung der DSGVO-Konformität, von geschäftlicher zu trennen. Unsere E-Mail Archivierungssoftware ist dabei vollkommen Mailserver unabhängig. Die Zugriffsprotokollierung sorgt für ein vollständiges fachliches Auditing und die Blockchain-basierte Sicherstellung der Datenintegrität für eine revisionssichere, unveränderbare Ablage.

Eine moderne, intuitiv bedienbare Weboberfläche ermöglicht zudem eine komfortable Bedienung. Die integrierte Suchfunktion erlaubt die Suche über alle Maildaten sowie den gesamten Archivierungszeitraum. Die Auswertbarkeit der Kommunikationswege und Datenflüsse ist einfach.

Unsere Blogbeiträge zum Thema:

E-Mail-Archivierung: Fristen, Pflichten und Gebote

E-Mails archivieren – aber wie?

Archivierungspflichten von E-Mails nach GoBD, HGB und AO

Unternehmen sind seit dem 01. Januar 2017 in der Pflicht, den Anforderungen der GoBD-konformen Archivierung nachzukommen sowie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Daten nach § 257 HGB und § 147 AO zu entsprechen und digitale Unterlagen genauso zu archivieren, wie ehemals papiergebundene Unterlagen. E-Mails, Maildaten und Anhänge müssen immer dann entsprechend archiviert werden, wenn sie ein Geschäft

vorbereiten,
abwickeln,
abschließen oder
rückgängig machen.

Die Archivierungspflicht erstreckt sich je nach Typ und Fall auf bis zu 30 Jahre. Zuwiderhandlung können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung haben. Seit Kurzem muss zudem die DSGVO berücksichtigt und deren Vorschriften eingehalten werden.

Zusätzlich zu gesetzlichen Anforderungen kann ein Unternehmen aus der strukturierten Ablage seiner E-Mail Kommunikation auch Rückschlüsse auf seine Kommunikationsstruktur ziehen. Wir unterstützen Sie dabei.

Archivierung aller E-Mails

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden inklusive Metadaten und Anhängen im PASS Mail Archiv archiviert.

Gesetzeskonforme Archivierung

Speicherung gemäß den gesetzlichen Vorgaben aus GoBD, HGB, AO und Unterstützung der DSGVO-konformen E-Mail Archivierung, z.B. durch die Privacy-Funktion. Diese selektive Archivierungsoption dient zur Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails.

Mailserver-/OS-Unabhängigkeit

Durch den Abgriff der E-Mails direkt an dem POP3- bzw. SMTP-Adapter gelingt die völlige Unabhängigkeit von einem bestimmten Mailsystem (z.B. Microsoft Exchange, Lotus Notes, etc.). Das Mailarchiv läuft unter Windows sowie Linux und benötigt keine zusätzliche Datenbank.

Moderne Weboberfläche

Der Zugriff erfolgt über eine intuitiv bedienbare Weboberfläche. Es stehen verschiedene Such- und Filteroptionen (über den gesamten Datenbestand und Archivierungszeitraum) sowie zukünftig Auswertungs- und Reportingoptionen zur Verfügung.

Blockchain-Technologie

Eine auf dem Ansatz modernster Blockchain-Technologie basierte Funktion für die Sicherstellung der Datenintegrität. Einmal gespeicherte Daten sind unveränderbar und somit revisionssicher archiviert.

Einsparung von Speicherplatz

Durch Deduplizierung von E-Mails und Anhängen werden identische Objekte immer nur einmal gespeichert und danach referenziert. Letzteres geschieht z.B. bei mehreren Empfängern oder gleichen Anhängen, die unternehmensweit öfters versendet werden.

Gesetzliche Vorschriften zur E-Mail Archivierung werden eingehalten
Komfortable Bedienung dank moderner, webbasierter Oberfläche
Diverse Such- und Filtermöglichkeiten zum Durchsuchen von Maildaten und Anhängen über den gesamten Archivierungszeitraum
Privacy-Funktion zur Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails
E-Mail Kommunikation wird dauerhaft, vollständig strukturiert und auswertbar abgelegt
Zum Schutz vor Malware im Archiv können gefährliche Mails gekennzeichnet und der Zugriff darauf erschwert bzw. verhindert werden

Moderne, Blockchain-artige Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegrität
Redundanzfreie Datenspeicherung und somit Einsparung von Speicherplatz
Unterstützung bei der Einhaltung der Vorgaben der DSGVO
Hosting des PASS Mail Archivs sowohl On Premise als auch aus der PASS Cloud
Geringe Infrastrukturkosten, da das Email-Archiv sich auf Linux betreiben lässt und keine zusätzliche Datenbank benötigt
LDAP/AD-Integration für die Benutzer-/Rechteverwaltung und automatisch zum Mailserver synchrone Berechtigungen

Wir sind für Sie der richtige Partner, egal ob Sie eine Software zur E-Mail Archivierung erstmalig einsetzen möchten, die Verwaltung von E-Mails bisher dezentral durchgeführt wird oder ob Sie ein bestehendes zentrales Mail Archiv aus Qualitäts- oder Kostengründen ablösen wollen. Mittels unserer bewährten Migrationstechnologie PASS Migration Factory bewältigen wir jede derartige Herausforderung.

Unsere Services

Unser Lösungsangebot reicht von der strategischen Beratung über die Umsetzung bis hin zum Betrieb der Lösungen. Wir sind somit einer der wenigen Full-Service-Provider in diesem Segment und setzen nachhaltig auf automatisierte Migrations- und Fertigungsverfahren, mit kurzer Projektdauer sowie einer leistungsstarken GUI.

Unsere Serviceleistung beinhaltet:

Unterstützung bei der Systemintegration
Migrationsprojekt zur Ablösung eines bestehenden Mail Archivs
Migrationsprojekt zur Ablösung einer bisher dezentralen Archivierung
Anwendungsschulung
Administrationsschulung
Hosting aus der PASS Cloud