Anwenderbericht: ZBW
ZBW
ZBW vertraut auf PASS
IT-Beratung: Auf Herz und Nieren geprüft
Im digitalen Zeitalter muss die IT als Hauptantriebskraft für Wettbewerbsvorteile agieren und aktiv nach Wegen suchen, um neue Potenziale zu erschließen – auch im Wissenschaftsbetrieb. Die ZBW stellte sich einem Future Check: Wo steht die IT-Infrastruktur in Sachen Zukunftsfähigkeit?
Die ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft mit Standorten in Kiel und Hamburg ist die weltgrößte Forschungsinfrastruktur für wirtschaftswissenschaftliche Literatur. Herzstücke des Angebots sind die beiden Systeme EconStor und EconBiz: Der Publikationsserver EconStor ist mit über 150.000 Volltexten eines der größten wirtschaftswissenschaftlichen Repositorien und wird von über 400 Einrichtungen zur digitalen Verbreitung ihrer Veröffentlichungen im Open Access genutzt. EconBiz ist ein Fachportal für internationale Literatur, in der Studenten und Wissenschaftler in mehr als zehn Millionen Datensätzen recherchieren können.
Zehn Wochen unter der Lupe
Im Rahmen einer Ausschreibung fokussierte die ZBW v.a. die Analyse der beiden Hauptanwendungen EconStor und EconBiz: Es sollte die grundsätzliche Eignung der Infrastruktur, Architektur sowie der Prozesse für einen stabilen und effizienten Betrieb untersucht werden. Zudem stand die Frage im Raum, ob durch eine verstärkte Automatisierung der Entwicklungs- und Betriebsprozesse Ressourcen für die Weiterentwicklung der Systeme freigesetzt werden könnten. Da die Systeme 24/7 genutzt werden, ist für die Marktakzeptanz zudem eine hohe Betriebssicherheit essenziell.
Nach Prüfung der Vorgehensweise und Referenzen entschied sich die ZBW für eine Zusammenarbeit mit der PASS Consulting Group, die mit ihrem Future-IT-Ansatz überzeugte. Dieser fußt auf drei Analysephasen, in deren Verlauf PASS der ZBW Chancen, Risiken sowie Optimierungspotenziale ihrer IT aufzeigte. Dazu fanden insgesamt zehn intensive Workshops statt.
Der Startschuss fiel im April 2017 mit einer Bestandsaufnahme: Um einen initialen Eindruck des IT-Konzepts der ZBW zu bekommen, wurden in den ersten vier Wochen der Zusammenarbeit die zentralen Key Performance Areas (KPA) – z.B. Infrastruktur, Systemarchitektur und Monitoring – auf die drei Key Performance Indicators (KPI) Verfügbarkeit, Performance bzw. Skalierbarkeit sowie Robustheit hin untersucht. Dies diente als Basis, um im nächsten Schritt herauszuarbeiten, welche der KPA den größten Einfluss auf die jeweiligen KPI ausüben und daraus erste Chancen und Hypothesen abzuleiten.
Abschließend erfolgte anhand von Best Practices sowie State-of-the-Art-Prinzipien die Ausarbeitung möglicher Handlungsszenarien. Diese wurden gemeinsam bewertet und mündeten in einem maßgeschneiderten Maßnahmenkatalog.
Fit für die Zukunft
Mit Blick auf die Softwarearchitektur und Infrastruktur kristallisierte sich schnell ein grundsätzlich positives Ergebnis heraus: Die Anwendungsarchitekturen der Systeme EconStor und EconBiz sind für die an sie gestellten Anforderungen geeignet und nicht revisionsbedürftig, ebenso wird die Gewährleistung der Betriebssicherheit von der ZBW kontinuierlich vorangetrieben. Dies ist u.a. darauf zurückzuführen, dass regelmäßig Trend- und Technologiesichtungen stattfinden und die Ergebnisse konsequent in operatives Handeln umgesetzt werden. So hat man z.B. zahlreiche Komponenten doppelt ausgelegt und es kommen aktuelle Virtualisierungstechniken zum Einsatz. „Die ZBW ist inhouse gut aufgestellt“, fasst Andreas Rinner, Chief Digital Officer bei PASS ein Kernergebnis des Beratungsprojekts zusammen. „Wir trafen auf eine hohe IT-Kompetenz, die sich nicht zuletzt darin widerspiegelt, dass übergreifende Verantwortung für die Applikationen wahrgenommen wird: von der Konzeption über die Implementierung und Tests bis hin zum Application Management.“
Potenziale heben
Das IT-Konzept der ZBW bietet allerdings auch strategisches Optimierungspotenzial – gerade mit Blick auf den Anspruch, dauerhaft innovative Dienstleistungen für die Informationsversorgung zu erbringen. Dazu zählen das Aktualisieren eingesetzter Plattformprodukte sowie das Auslegen der Applikationen auf Hochverfügbarkeit bei einer gleichzeitigen Ausweitung der Applikationstests. Darüber hinaus konnte PASS – auf einem guten Niveau aufsetzend – Empfehlungen für die weitere Automation des Systembetriebs, der Entwicklungs- sowie der IT-Managementprozesse geben.
„Für die ZBW und ihre Dienstleistungen ist die Qualität, Verfügbarkeit und Akzeptanz ihrer Online-Angebote essenziell. Der von PASS durchgeführte und moderierte Beratungsprozess half uns ganz entscheidend, auf der Grundlage einer fundierten Bestandsaufnahme, zum einen unseren Standort hinsichtlich unserer IT-Infrastruktur zu bestimmen und zum anderen auf verschiedenen Ebenen Optimierungspotenziale und mögliche Maßnahmen zu identifizieren. Damit ist uns für die nächsten Jahre ein Leitfaden an die Hand gegeben, um künftige Prioritäten bei der Weiterentwicklung sowohl unserer Applikationen als auch unserer diesbezüglichen IT-Infrastruktur zu setzen und konsequent zu verfolgen. Die Zusammenarbeit mit PASS haben wir als sehr angenehm, konstruktiv und buchstäblich „PASSend“ empfunden, indem die Berater flexibel, dabei aber jederzeit ergebnisorientiert, auf unsere Situation eingegangen sind.“
Dr. Timo Borst
Leiter der Abteilung Informationssysteme und Publikationstechnologien, ZBW