Kunden

Ein globales Finanzinstitut mit weltweit mehr als 200.000 Geschäftsreisen pro Jahr ist der neuste Kunde des PASS Travel Management Systems. Die besondere Herausforderung: komplexe personen- und länderspezifische Reiserichtlinien. Darüber hinaus sollten durch eine intelligente Ausschöpfung bestehender Verträge und eine hohe Nutzerakzeptanz Einsparungen in Millionenhöhe realisiert werden.

Was tun, wenn bestehende Systeme von der Stange den steigenden Anforderungen eines Unternehmens nicht mehr gewachsen sind? Vor dieser Frage stand der Finanzdienstleister in Bezug auf das bis dato eingesetzte Online Booking Tool eines führenden Herstellers. „Mit seinem Standardset konnten wir unsere Reiserichtlinien immer schlechter abbilden; es fielen zunehmend zeitaufwändige Sonderprogrammierungen an“, fasst der für Technologien zuständige Travel Manager des Instituts die Ausgangslage zusammen. „Unser Ziel war es, eine Software zu implementieren, die wir eigenständig und ohne großen Aufwand betreuen und weiterentwickeln können.“

Flexibilität macht den Unterschied

Im Vergleich zu anderen Travel Management Systemen punktete die Corporate Online Booking Engine (OBE) der PASS Consulting Group im Live-Test vor allem mit ihrer integrierten Rules Engine. Dank dieser kann das Finanzinstitut seine Richtlinien heute flexibel und in kompletter Eigenregie abbilden. „Zusätzlich überzeugte uns das Baukastenprinzip – aus den Komponenten des PASS Travel Frameworks konnten wir uns eine maßgeschneiderte Lösung zusammenstellen“, so der Travel Manager. Die Projektumsetzung realisierte PASS gemeinsam mit einem 15-köpfigen internationalen Team des Finanzinstituts – darunter Travel Manager aus England, Japan, Singapur, Australien und den USA. „Für uns lag die Herausforderung darin, die vielfältigen landesspezifischen Besonderheiten unter einen Hut zu bringen“, erinnert sich Michael Strauss, Leiter des Business Unit Travel bei PASS. „Oft setzen Unternehmen in jedem Land eine andere Corporate Booking Engine ein und stoßen mit Standardlösungen an Grenzen. Dank unseres Frameworks und Softwaregenerierungsansatzes sowie wiederverwendbarer Komponenten sind wir in der Lage, unseren Kunden eine kostenattraktive maßgeschneiderte globale Lösung anzubieten.“

"Mit dem neuen System haben wir enorm an Unabhängigkeit gewonnen. Programmierungen und Anpassungen, für die früher Change Requests notwendig waren, nehmen wir heute inhouse vor."

Travel Manager des Finanzinstituts

Unabhängigkeit: ein wertvolles Gut

PASS integrierte die Geschäftsreiselösung nahtlos in die Systemlandschaft des Kunden. Der Beantragungs- und Genehmigungsprozess des Finanzdienstleisters ist über eine Schnittstelle an die OBE angebunden – Buchungen werden direkt aus dem PASS-Buchungssystem geladen und nach Freigabe mit einem PNR Remark zurückgespielt. Weitere Schnittstellen bestehen zu Buchhaltung und Controlling. „Mit dem neuen System haben wir enorm an Unabhängigkeit gewonnen. Programmierungen und Anpassungen, für die früher Change Requests notwendig waren, nehmen wir heute inhouse vor“, betont der Kunde. Basis dafür ist die integrierte Rules Engine, die sämtliche dort erfassten Reiserichtlinien automatisiert in das Buchungssystem übernimmt. Das Finanzinstitut kann seine Regeln selbst schreiben und ändern. Flexibilität herrscht darüber hinaus beim Thema Service-Provider: diese können bei Bedarf nahtlos ausgetauscht werde. Durch das Travel XML API Tool PASS XX1 können Content und Inventar verschiedener Anbieter über ein XML-Format einheitlich in der OBE dargestellt werden. „Das Finanzinstitut hat unsere XX1-Technologie bereits seit 2002 im Einsatz“, so Strauss.

Prozesse und Kosten im Griff

„Wir konnten die gesamte Prozesskette beschleunigen – nicht zuletzt durch die weitgehende Automatisierung“, erklärt die global Verantwortliche für das Reisemanagement des Finanzinstituts. Aktuell buchen über die OBE rund 11.000 Nutzer 200.000 Reisen pro Jahr. „Unter dem Strich realisieren wir greifbare Zeit- und Kosteneinsparungen“, resümiert der Travel Manager.