Anwenderbericht: LVM
Die LVM setzt auf einen Neuanfang mit Weitblick
Das Umsetzen regulatorischer Vorgaben bindet Ressourcen und generiert keine Wettbewerbsvorteile. Ein Softwarewechsel in diesem Umfeld steht damit selten hoch im Kurs. Dass sich der Aufwand lohnt, zeigt die LVM Versicherung. Sie nutzt zur Abwicklung der komplexen steuerlichen Prozesse nun die PASS Riester Engine Zulagenverwaltung und auch beim Pflege-Bahr setzt sie mit der Pflege Zulage Engine auf das Aschaffenburger Softwareunternehmen.
Stand heute betreut die LVM ca. 140.000 aktive Riesterverträge, für welche die spezifischen Prozesse mit der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA), dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), anderen Anbietern und nicht zuletzt den Versicherten selbst effizient durchgeführt werden müssen. Die bislang genutzte Standardsoftware ging aus der Wartung, sodass eine neue Lösung gefunden werden musste. Die LVM entschied sich gegen eine Eigenentwicklung und für den Einsatz eines Standardsystems. Es erfolgte eine umfangreiche Marktsondierung.
Eine zentrale Maxime bei der Softwareauswahl war dabei, dass am Bestandssystem möglichst wenig Anpassungsbedarf entsteht. „Wir wollten vermeiden, alle Prozesse auf links drehen zu müssen“, erinnert sich Oliver Richter, Referent im Produktmanagement Leben bei der LVM zurück. Anders als bei den meisten Versicherern gibt es bei der LVM ein Team, das sämtliche Zulagen- und Meldeverfahren zentral betreut, die spartenorientierten Verwaltungssysteme sind über Services angebunden.
Die LVM gehört mit über 3,7 Millionen Kunden, mehr als vier Milliarden Euro Beitragseinnahmen sowie Kapitalanlagen von 21,4 Milliarden Euro zu den 20 führenden Versicherern in Deutschland. Das Produktangebot für Privatkunden umfasst dabei u. a. eine staatlich geförderte Pflegezusatzversicherung sowie Riester- und Basisrentenprodukte – wobei das Neukundengeschäft für letztere Ende 2020 eingestellt wurde.
Transparenz und Offenheit überzeugen
Im Auswahlprozess setzte sich letztendlich die PASS Consulting Group mit ihrer Riester Engine Zulagenverwaltung (REZ) und ihrem stimmigen Gesamtpaket durch. Sie punktete u. a. mit ihrem technischen Konzept – die moderne Architektur der Lösung unterstützt optimal die Anbindung der Spartensysteme. Zudem schätzte die LVM die offene und transparente Kommunikation auf Augenhöhe, wie Jürgen Stumpe, IT-Teamleiter für Zulagen- und Meldesysteme bei der LVM, betont.
„Das Angebot war für uns detailliert nachvollziehbar und auf Fragen wurde jederzeit schnell und gut reagiert. Das sorgte für ein unkompliziertes sowie produktives Miteinander und damit für das sprichwörtliche gute Bauchgefühl. Dieser Eindruck wurde im späteren Projektverlauf nachhaltig bestätigt.“
Jürgen Stumpe
IT-Teamleiter für Zulagen- und Meldesysteme, LVM
Geräuschloser Übergang
Letztendlich stellte die LVM für die Projektlaufzeit mehrere Mitarbeiter komplett für das Thema ab, die bei Bedarf von weiteren Kollegen unterstützt wurden und eng mit dem PASS Team zusammenarbeiteten. Im Rahmen der Migration des Bestands kam die automatisierte Migrationsfabrik von PASS zum Einsatz. „Wir bilden dabei jeweils den gesamten Lebenszyklus der Verträge über ein Zeitreiseverfahren nach – vom Produktabschluss bis zum Tag der Migration. Dadurch lösen sich Inkonsistenzen auf und die Datenqualität verbessert sich deutlich“, erklärt Horst Kümmert, Head of Key Competence Area Vorsorge Solutions und PASS Projektleiter für das Transitionsprojekt.
Die Produktivsetzung der REZ Anfang 2021 erfolgte sehr geräuschlos. Nicht zuletzt aufgrund der beidseitigen Flexibilität und Lernbereitschaft, wie Stumpe und Richter übereinstimmend betonen: „Wir mussten alte Zöpfe abschneiden, aber auch PASS war jederzeit bereit, Anregungen der LVM aufzunehmen und den Standard zu erweitern.“ So entwickelten die beiden Unternehmen gemeinsam z. B. ein Zulagenarchiv, das nun als zentraler Einstiegsdialog für die Sachbearbeitung dient.
Heute profitiert der Versicherer von einer modernen Lösung, die u. a. mit sehr differenzierten fachlichen Regelwerken in den Geschäftsprozessen punktet. Durch den hohen Automatisierungsgrad laufen insbesondere komplexe Prozesse wie Anbieterwechsel, Wohnentnahme oder schädliche Verwendung deutlich schneller als in der Vergangenheit. Spürbare Entlastung erfährt die LVM auch im IT-Betrieb, z. B. im Zuge der Releasewechsel, die durch ZfA-Änderungsanforderungen sowie Weiterentwicklungen der REZ in der Regel drei Mal pro Jahr notwendig sind. Durch die Qualität der ausgelieferten Software zum einen und die interne Automatisierung des Deployment-Prozesses inklusive automatisierter Tests zum anderen ist die Installation innerhalb eines Arbeitstages erledigt. Weiterer Pluspunkt: Die REZ beinhaltet eine komfortable Webanwendung, die nicht mehr von der LVM selbst gepflegt werden muss.
Zurück auf Anfang
Im nächsten Schritt implementierte die LVM Anfang 2022 die Pflege Zulage Engine (PZE). Diese regelt alle Prozesse mit der zentralen Stelle für Pflegevorsorge – aktuell für rund 20.000 Pflege-Bahr-Verträge. Auch in diesem Fall standen vor dem Zuschlag an PASS eine Marktsondierung und ein Auswahlprozess. Aufgrund der großen Nähe zur Riester-Zulagenverwaltung und der bisherigen erfolgreichen Zusammenarbeit fiel die Entscheidung für die PZE recht zügig, zumal sich die LVM Synergieeffekte erhoffte.
„Am Ende lagen wir 30 Prozent unter dem Aufwandsziel. Unsere Hoffnungen wurden damit mehr als deutlich übertroffen“
Oliver Richter
Referent im Produktmanagement Leben, LVM
Darüber hinaus nutzt die LVM für die Abwicklung steuerlicher Meldeverfahren zukünftig die PASS Steuer Melde Engine (SME). Im ersten Schritt werden ab Anfang 2023 die Rentenbezugsmitteilungen über die Software abgewickelt, hierzu erfolgte die Bestandsmigration aus dem Altsystem bereits im Herbst 2022. Die Integration weiterer steuerlicher Meldeverfahren der SME ist geplant.
Einmaliger Aufwand – nachhaltiger Nutzen
„Dass wir die LVM mit unseren Lösungen und unserem Vorgehen überzeugt haben, freut mich sehr. Das Ergebnis ist eine produktive sowie vertrauensvolle Zusammenarbeit, auf deren Basis wir die LVM auch zukünftig unterstützen werden“, unterstreicht Wigbert Tabarelli, Head of Business Unit Insurance bei PASS. Die LVM betreibt alle drei Lösungen im eigenen Rechenzentrum und ist mit der REZ und PZE im ruhigen Fahrwasser der Zulagenverwaltung angekommen. „Der Lohn der erfolgreich abgeschlossenen Projekte ist eine nachhaltige und zukunftsfähige Zulagenverwaltung, die ihren regulatorischen Zweck jetzt mit einem nur noch minimalen Ressourceneinsatz erfüllt“, resümiert Stumpe.